Informations à porter à la connaissance de la personne lors de la collecte de ses données personnelles

Conformément au RGPD, les informations à porter à la connaissance de la personne lors de la collecte de ses données personnelles sont les suivantes :

• L’identité et les coordonnées du responsable du traitement et, le cas échéant, du représentant du responsable du traitement.

• Les coordonnées du délégué à la protection des données. Cette fonction pourra être mutualisée entre plusieurs organismes (DPO rectorat de Mayotte dpd@ac-mayotte.fr)

• Les finalités du traitement auquel sont destinées les données à caractère personnel ainsi que la base juridique du traitement. Pour un organisme de formation, la finalité légitime de ce traitement est en principe la suivante : le traitement est nécessaire à l’exécution d’un contrat auquel la personne concernée est partie ou à l’exécution de mesures précontractuelles prises à la demande de celle-ci. Il peut également s’agir d’obligations légales ou règlementaires.

• Les destinataires ou les catégories de destinataires des données à caractère personnel, s’ils existent (formateurs, organismes financeurs, etc.).

• La durée de conservation des données à caractère personnel ou, lorsque ce n’est pas possible, les critères utilisés pour déterminer cette durée. Pour information, les données doivent être supprimées une fois qu’elles ne sont plus nécessaires si aucun texte n’autorise ou n’impose leur conservation. Vous trouverez en annexe 2 des éléments relatifs à la durée de conservation des documents qui concernent une action de formation.

• L’existence du droit de demander au responsable du traitement l’accès aux données à caractère personnel, la rectification ou l’effacement de celles-ci, ou une limitation du traitement relatif à la personne concernée, ou du droit de s’opposer au traitement et du droit à la portabilité des données.

• L’existence du droit d’introduire une réclamation auprès d’une autorité de contrôle (CNIL).

• Des informations sur la question de savoir si l’exigence de fourniture de données à caractère personnel a un caractère réglementaire ou contractuel ou si elle conditionne la conclusion d’un contrat et si la personne concernée est tenue de fournir les données à caractère personnel, ainsi que sur les conséquences éventuelles de la non-fourniture de ces données.

• L’existence d’une prise de décision automatisée, y compris un profilage et des informations utiles concernant la logique sous-jacente, ainsi que l’importance et les conséquences prévues de ce traitement pour la personne concernée.

Version 1.0 du 09/09/2021